Was ist ein Zusatzsekretariat?

Wenn Sie ein Zusatzsekretariat bei uns bestellen erhalten Sie von uns eine zweite Zielrufnummer für Ihre Anrufweiterschaltung. Diese kann man z.B. für einen weiteren Mitarbeiter oder einen anderen Geschäftsbereich nutzen und die Gesprächsbearbeitung für diese Rufnummer speziell konfigurieren.

Zwei Beispiele sollen dies verdeutlichen:

Beispiel 1: das Handelsunternehmen Mustermann AG
Beispiel 2: eine Anwaltskanzlei mit zwei Anwälten

Beispiel 1:

Das Handelsunternehmen Mustermann AG ist neben der Geschäftsleitung und Verwaltung in die Abteilungen "Einkauf" und die Abteilung "Verkauf" gegliedert.

Anrufer für die Mustermann AG lassen sich neben der Kategorie "Sonstiges" im Großen und Ganzen in zwei Kategorien einteilen:

1. potentielle Neukunden
2. Lieferanten und solche, die es noch werden wollen

Daher verwendet die Mustermann AG zwei veröffentlichte Rufnummern um auf diese Weise Anrufer im Vorfeld zu kategorisieren:

•  Wenn Anrufer die Abteilung "Einkauf" erreichen möchten, wählen diese die veröffentlichte Rufnummer 1.
• Wenn Anrufer die Abteilung "Verkauf" erreichen möchten, wählen diese die kostenlose Servicerufnummer (Rufnummer 2).

Natürlich soll sich in der Mustermann AG bei Anruf mit verschiedenen, den Abteilungen entsprechenden Meldetexten gemeldet werden

Die Mustermann AG möchte die geschilderte Art der Anrufbearbeitung durch OFFICE-RS abdecken und bestellt, um dies zu lösen, ein Zusatzsekretariat.

Das nachfolgende Diagramm soll dies visuell darstellen:

Organigramm "Mustermann AG"

Beispiel 2:

Anwalt A und Anwalt B haben sich zu einer Kanzlei zusammengeschlossen.

Neben dem Anwalssekretariat, in welchem Anrufe der zentralen Rufnummer auflaufen möchten Anwalt A sowie Anwalt B temporär z.B. während eines Mandantengesprächs oder während eines Gerichtstermins Ihre persönlichen Durchwahlen zu OFFICE-RS umleiten. Dabei legen beide besonderen Wert darauf, dass sich als das jeweilige Vorzimmer gemeldet wird. Eine mögliche Lösung kann wie folgt aussehen.

Organigramm "Anwaltskanzlei A+B"