same procedure as every year…

Immer der gleiche Arbeitsablauf - nach diesem einfachen Prinzip betreiben wir unseren Telefonservice seit vielen Jahren erfolgreich ohne dabei Einbußen bei der individuellen Anrufbearbeitung unser Mandanten hinnehmen zu müssen. 

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Telefonservice von R&S 35?

Grundsätzlich: 

Wenn bei unserem Telefonservice ein Anruf für Ihr Unternehmen eingeht, öffnet sich das so genannte Mandantenformular mit allen, zunächst erforderlichen Informationen, die unser Mitarbeiter benötigt, um den Anruf entgegen zu nehmen. 

Die dabei wichtigsten Felder neben dem Meldetext sind:

-         Das Feld „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“

-         Das Feld „Standardbearbeitung außerhalb der Bürozeiten“

-         Das Feld „Aktuelles"

Feld „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“

Das Feld „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“ enthält die Angaben, welche Sie bei Bestellung des Telefonservice angegeben haben. Die Standardbearbeitung ändert sich im Grunde nie und sollte bestmöglich auf Ihren Arbeitsalltag angepasst werden. 

Feld „Standardbearbeitung außerhalb der Bürozeiten“

Analog „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“ nur eben gültig außerhalb Ihrer bei Bestellung angegebenen Bürozeiten.

Feld „Aktuelles“

In das Feld „Aktuelles“ wird immer Ihr aktueller Bearbeitungswunsch eingetragen, bzw. die Information, die gerade an Ihre Anrufer weiter gegeben werden soll.

Wenn Sie in „Aktuelles“ einen Eintrag vornehmen, so setzt dieser die „Standardbearbeitung“ außer Kraft. Ist der Eintrag in „Aktuelles“ abgelaufen, bzw. nicht mehr gültig, setzt automatisch wieder die „Standardbearbeitung“ ein.

Ein Beispiel dazu:

Als Standardbearbeitung wird durch Sie gewünscht, dass Ihre Anrufer grundsätzlich während der Bürozeiten an Sie durchgestellt werden. Sind Sie nicht erreichbar, soll mitgeteilt werden, dass Sie im Kundengespräch sind aber gerne bei  nächster Gelegenheit zurückrufen, sofern der Anrufer seinen Namen und seine Rufnummer hinterlässt. Sie nutzen den 24 Stunden Service und Ihre Bürozeiten sind von Montag – Freitag von 09:00 Uhr – 17:00 Uhr. 

Es würden folgende Eintragungen in den Feldern notwendig: 

Feld „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“

„Anrufe Durchstellen.
Wenn nicht erreichbar: …ist im Gespräch. Ruft aber gerne zurück wenn Anrufer Namen und  Rufnummer hinterlassen möchte.“

Feld „Standardbearbeitung außerhalb der Bürozeiten“

„…ist außer Haus. Ruft aber gerne zurück wenn Anrufer Namen und  Rufnummer hinterlassen möchte.“ 

Diese Bearbeitungsform erfolgt nun immer, wenn wir von Ihnen nichts „aktuelleres“ mitgeteilt bekommen. 

Am Tag XX.XX.XXXX befinden Sie sich zwar den ganzen Tag im Büro, beabsichtigen aber in Ruhe zu arbeiten und nicht durch durchgestellte Anrufe „gestört“ zu werden. Es würde folgende Eintragung in das Feld „Aktuelles“ erforderlich werden: 

z.B.: „Heute bitte nur Gesprächsnotiz aufnehmen. Bin im Büro aber nicht erreichbar.“

Anrufe werden nun an dem betreffenden Tag nur als Notiz erfasst. Am nächsten Tag tritt automatisch wieder die gewohnte Standardbearbeitung in Kraft. 

Zusammenfassung: 

Die Felder „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“ bzw. „Standardbearbeitung außerhalb der Bürozeiten“ gelten immer, wenn wir von Ihnen keine abweichende, zeitlich begrenzte Bearbeitungsvorgabe erhalten. Die abweichende, zeitlich begrenzte Bearbeitungsvorgabe wird in das Feld „Aktuelles“ eingetragen.

Häufige Fragen zum Thema: 

Wie kann ich Änderungen der Bearbeitung meiner Anrufe an den Telefonservice von R&S 35 mitteilen? 

Die Felder „Standardbearbeitung während der Bürozeiten“ und „Standardbearbeitung außerhalb der Bürozeiten“ können in Absprache mit dem Telefonservice von R&S 35 geändert werden um auf diese Weise zu jederzeit einen reibungslos funktionierenden Telefonservice gewährleisten zu können. 

Das Feld „Aktuelles“ können Sie jederzeit

-         per Telefonservicemodul im Kundenportal, 

-         per Kalendermodul im Kundenportal, 

-         per e-Mail Vorlage, 

-         telefonisch oder 

-         per e-Mail 

aktualisieren.
 

Wie funktioniert das Telefonservicemodul im Kundenportal von R&S 35?

Ganz einfach! Alles was Sie brauchen ist ein Kundenkonto bei R&S 35 und den eingerichteten Telefonservice.

Bitte Beachten Sie: Der Telefonservice muss extra für das Kundenportal frei geschaltet Das Kundenkonto ist natürlich kostenlos. Wie Sie sich ein Konto bei R&S 35 einrichten erfahren Sie hier.

Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie im Menu bitte den Punkt Telefonservice. Sie sehen die durch Sie hinterlegten Informationen. Nehmen Sie im Feld „Aktuelles“ Ihre gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf den Button „Änderungen speichern“. 

Beachten Sie bitte, dass es zu zeitlichen Verzögerungen der Übermittlung Ihrer Änderungen von bis zu 15 Minuten kommen kann.
 

Wie kann ich das Kalendermodul des Kundenportals für den Telefonservice nutzen? 

Mit dem Kalendermodul können Sie ganz einfach Ihre Termine verwalten und diese auf Wunsch bei Fälligkeit an den Telefonservice mitteilen. Auf diese Weise kann Ihren Anrufern immer Ihre aktuelle Abwesenheit mitgeteilt werden. Ganz bequem für Sie – ganz professionell für Ihre Anrufer! Um das Kalendermodul zu nutzen, müssen Sie nur im Telefonservicemodul die Checkbox „Telefonservice durch Kalenderevents steuern“ abhaken. Fällig werdende Termine werden nun automatisch an den Telefonservice übertragen.
 

Wie kann ich eine e-Mail Vorlage für den Telefonservice benutzen? 

Auf Wunsch senden wir Ihnen Ihre persönliche e-Mail Vorlage zu. Diese können Sie sich als Vorlage in Ihrem e-Mail Client abspeichern und so ganz einfach Ihre Änderungen per e-Mail mitteilen. 

Die e-Mail Vorlage enthält einen Bereich für Ihren Mitteilungstext sowie einen Bereich für Ihre Passworteingabe. Vergessen Sie bitte nicht, dass Ihnen für den Mitteilungstext nur 140 Zeichen zur Verfügung stehen und weitere Zeichen nicht verarbeitet werden können.

Beachten Sie bitte, dass es zu zeitlichen Verzögerungen der Übermittlung Ihrer Änderungen von bis zu 15 Minuten kommen kann.

Ich habe mehrere Mitarbeiter / Abteilungen. Für jeden Mitarbeiter bzw. für jede Abteilung sollen verschiedene Informationen in den Feldern  „Standardbearbeitungen während der Bürozeiten“, „Standardbearbeitungen außerhalb der Bürozeiten“ und „Aktuelles“ hinterlegt werden.

Wenn Sie für mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen verschiedene Informationen zur Anrufbearbeitung für den Telefonservice hinterlegen möchten, benötigen Sie für jeden Mitarbeiter / jede Abteilung einen Zusatzadressaten.  

Für jeden Zusatzadressaten können Sie individuelle und von einander unabhängige Bearbeitungsformen wählen bzw. Informationen hinterlegen.

Das heißt jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung kann  das Feld „Aktuelles“ 

-         per Telefonservicemodul im Kundenportal, 

-         per Kalendermodul im Kundenportal, 

-         per e-Mail Vorlage, 

-         telefonisch oder 

-         per e-Mail 

aktualisieren.

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter / Abteilungen in den Telefonservice einbinden, würde das Feld „Aktuelles des Mandanten / Unternehmens“ deaktiviert werden um dadurch keine widersprüchlichen Informationen zuzulassen. 

Zur Veranschaulichung sehen Sie sich bitte die Abbildungen 1 + 2 an.

Änderungen per Telefon oder e-Mail 

Sie können Änderungen auch ganz einfach per Telefon oder e-Mail mitteilen. Ihre telefonische Mitteilung oder Ihre e-Mail werden dann „von Hand“ durch einen Mitarbeiter verarbeitet.

Beachten Sie bitte die in diesem Zusammenhang entstehenden Kosten.

Hier geht’s zur Preisliste.