Zahlreiche Start-ups, Freiberufler und kleine Firmen bangen in der Corona-Krise um ihre Existenz. Sie tragen hohe Fixkosten, die Einnahmen sind dagegen unsicher. Dieses Problem kennen viele auch aus dem Normalbetrieb, die aktuelle Situation verschärft es zusätzlich. Kluges Outsourcing erweist sich als nachhaltige Gegenstrategie: Lagern Sie zum Beispiel Ihren Telefonservice an einen etablierten Dienstleister aus!

Gute Gründe für einen externen Sekretariatsservice

In der aktuellen Situation denken viele Unternehmer darüber nach, wie sie ihren Betrieb zukunftsfest gestalten können. Das gezielte Outsourcing ist ein probates Mittel. Entlasten Sie sich von Aufwand und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Vor allem Solo-Selbstständige und Firmen mit wenigen Mitarbeitern sollten verschiedene Tätigkeiten vertrauenswürdigen Dienstleistern übertragen. Dazu gehört der Telefonservice. Rufen Kunden an, stört das den Betriebsablauf. Ein Solo-Selbstständiger muss zum Beispiel ständig seine Arbeit unterbrechen, um diese Anrufe entgegenzunehmen. Das minimiert seinen Output, er verdient weniger Geld. Die Auslagerung an einen Sekretariatsservice hat für kleine Firmen zudem den Vorteil, dass sie dafür keine eigenen Mitarbeiter anstellen müssen. Sie vermeiden feste Personalkosten, die unabhängig vom tatsächlichen Bedarf anfallen. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein externer Telefonservice innerhalb der vereinbarten Zeit die Erreichbarkeit garantiert. Insbesondere Solo-Selbstständige können dies nicht gewährleisten, was zu verärgerten Kunden und gegebenenfalls zu Umsatzverlusten führt.

Mit zuverlässigem Telefonservice zusammenarbeiten

Wenn Sie den Telefondienst auslagern, sollten Sie den Anbieter des Sekretariatsservice mit Bedacht wählen: Er nimmt die Gespräche in Ihrem Namen an, das ist grundsätzlich ein Vorteil. Zugleich beeinflusst die Qualität des telefonischen Kundenservice Ihr Image. Bevorzugen Sie deshalb professionelle Dienstleister wie Office-rs, die vielfältige Referenzen aufweisen und mit engagierten und gut geschulten Mitarbeitern einen erstklassigen Service garantieren. Wertvolle Orientierung gibt die Kundenliste, Office-rs verzeichnet täglich Anrufe von über 600 Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Auch die Breite des Leistungsspektrums, maßgeschneiderte Lösungen für Kunden und Kostentransparenz sind gewichtige Qualitätsmerkmale.

Effizienter Informationsaustausch

Die Qualität eines Sekretariatsservice zeigt sich auch bei der Frage, wie er mit Ihnen kommuniziert. Office-rs organisiert den erforderlichen Informationsaustausch flexibel über mehrere Kanäle. Die Informationen wie Bestellungen, Beschwerden und Terminvereinbarungen sendet der Dienstleister je nach Wunsch per Mail, SMS oder Fax. Darüber hinaus können Sie Gesprächsnotizen und Termine jederzeit über ein benutzerfreundliches Kundenportal abrufen. Über dieses Portal können Sie den Telefonservice zudem alle Fakten melden, welche die Telefonisten für Kundenanfragen und die Kundenberatung benötigen. Minimaler Aufwand, optimale Wirkung: Auf diese Weise organisieren Sie Ihren ausgelagerten Telefondienst effizient.

Finanzielle Planungssicherheit: Kosten basieren auf dem Bedarf

Wenn Sie den Telefonservice intern bewältigen und dafür personelle Ressourcen einplanen müssen, tragen Sie hohe Fixkosten. Mit dem Outsourcing des Telefonservice meiden Sie dies. Stattdessen bezahlen Sie geringe monatliche oder jährliche Gebühren, der Großteil der Gebühren hängt von der tatsächlichen Nutzung des Sekretariatsservice ab. Kosten fallen an, wenn potenzielle Neukunden und Stammkunden die Telefon-Hotline in Anspruch nehmen. Das verschafft Ihnen finanzielle Sicherheit, unnötige Mehrkosten müssen Sie nicht stemmen. Office-rs überzeugt mit einem weiteren Vorzug: Der Dienstleister verzichtet auf lange Vertragsbindungen, Sie können den Tarif mit einer kurzen Kündigungsfrist von vier Wochen zum Monatsende kündigen. Sie gehen keine langfristigen Verpflichtungen ein, Sie bleiben flexibel!