Sie sind Unternehmer oder Selbstständiger und wissen einfach nicht, wie Sie Ihren Telefon und E-Mail-Verkehr bewältigen sollen? Dann ist ein Telefonsekretariat genau das Richtige für Sie. Damit können Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren, während andere sich um Ihren Anrufverkehr kümmern.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Telefonsekretariat ist und wie es Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Außerdem stellen wir ein Telefonsekretariat vor und geben einen Überblick über dessen Leistungsvielfalt.
Telefonsekretariat – was ist das eigentlich?
Immer mehr Unternehmen setzen auf ein Telefonsekretariat, um ihren Kunden einen rundum professionellen Service zu bieten. Aber was ist das eigentlich – ein Telefonsekretariat? Und welche Aufgaben übernimmt es für Sie?
Ein Telefonsekretariat ist im Grunde genommen eine externe Sekretariats- und Assistenzabteilung, die Sie bei der telefonischen Kommunikation mit Ihren Kunden unterstützt. Das kann zum Beispiel die Terminvereinbarung sein, die Entgegennahme von Anrufen oder auch die Weiterleitung von Nachrichten. Alles, was dazu benötigt wird, ist eine Telefonanlage und ein professioneller Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung.
Das Team vom Telefonsekretariat ist geschult darin, im Namen des Unternehmens zu kommunizieren und so den bestmöglichen Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen. Dabei steht natürlich immer Ihr Unternehmensprofil im Vordergrund, sodass sich die Kunden auch weiterhin gut aufgehoben fühlen.
Falls Sie also überlegen, in ein Telefonannahme Service zu investieren, dann sollten Sie sich gut überlegen, welche Aufgaben Sie genau an dieses outsourcen möchten. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass am Ende auch wirklich alles reibungslos funktioniert und Sie die bestmögliche Unterstützung erhalten.
Wie kann ein Telefonsekretariat Ihnen die Arbeit erleichtern?
Wenn Sie ein Unternehmen führen, wissen Sie, wie viele verschiedene Aufgaben Sie jeden Tag erledigen müssen. Von der Buchhaltung über die Personalverwaltung hin zum Kundenservice – es gibt viel zu tun, und oft bleibt am Ende des Tages kaum Zeit für das, was Sie am besten können: Ihr Geschäft. Der Telefonannahme Service kann Ihnen hier die Arbeit erleichtern, indem es einige Ihrer Aufgaben übernimmt.
So können Sie sich ganz auf Ihr Kerngebiet konzentrieren und müssen sich nicht mit all dem anderen stressigen Kram herumschlagen. Ein Telefonsekretariat kann beispielsweise Ihren Kundenservice übernehmen und Anrufe entgegennehmen, sodass Sie sich nicht ständig selbst um diese Aufgabe kümmern müssen. Oder es kann Ihre Buchhaltung erledigen, damit Sie sich nicht mit Zahlen herumschlagen müssen. Kurz gesagt: Ein Telefonsekretariat übernimmt die Aufgaben, die Sie nicht gerne machen oder die Sie einfach nicht zeitlich schaffen.
Wenn Sie also überlegen, ob Sie ein Telefonsekretariat einsetzen sollten, denken Sie daran, welche Aufgaben am liebsten delegiert werden sollten. Denn je mehr Zeit und Energie Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können, desto besser wird das Unternehmen laufen.
Wie finden Sie das passende Telefonsekretariat für Ihr Unternehmen?
Bei der Suche nach dem passenden Telefonannahme Service für Ihr Unternehmen sind einige Aspekte zu beachten. Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, welche Leistungen Sie benötigen.
- Brauchen Sie einfach nur jemanden, der Ihre Anrufe entgegennimmt und weiterleitet?
- Oder wünschen Sie sich ein komplettes Paket, das auch die Organisation Ihrer Termine und die Korrespondenz übernimmt?
Je genauer Sie wissen, was gesucht wird, desto leichter wird es sein, das richtige Telefonsekretariat für Ihr Unternehmen zu finden. Ebenso wichtig ist es, sich im Klaren darüber zu sein, wie viel Unterstützung Sie benötigen.
Wenn Sie nur gelegentlich Hilfe bei der Beantwortung Ihrer Anrufe benötigen, kann ein Stundensatz vielleicht die beste Lösung sein. Auf der anderen Seite, wenn Sie regelmäßig Unterstützung benötigen, kann es sinnvoller sein, einen Dienstleister mit festem monatlichem Tarif zu buchen.
Ebenso wichtig ist es, sich über die Kosten Gedanken zu machen. Viele Unternehmen entscheiden sich für ein Telefonsekretariat, weil sie dadurch Kosten sparen können. Allerdings sollten Sie bedenken, dass ein guter Telefonservice auch seinen Preis hat. Wenn Sie also nur auf der Suche nach dem günstigsten Angebot sind, dann könnte es sein, dass Sie am Ende enttäuscht werden.
Zu guter Letzt sollten Sie auch darauf achten, dass das Telefonsekretariat über eine gute Infrastruktur verfügt. Denn nur wenn die Telefonanlage gut funktioniert und die Mitarbeiter des Sekretariats zuverlässig sind, können Sie sicher sein, dass Ihre Anrufer gut betreut werden.
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Auf Wunsch übernehmen wir auch die Terminplanung oder die Kontaktpflege mit Ihren Geschäftspartnern. So können Sie sich in Ruhe auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich keine Sorgen mehr machen, etwas zu verpassen. Reduzieren Sie den administrativen Aufwand in Ihrem Unternehmen und kontaktieren Sie uns – „Jetzt Konto einrichten“.
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