Was ist der Unterschied zwischen der Anrufbearbeitung (Konto) und der Anrufbearbeitung (Mitarbeiter)?

Die Anrufbearbeitung (Konto) ist die universelle Anrufbearbeitung. Alle Informationen und Arbeitsanweisungen in der Anrufbearbeitung (Konto) gelten genau dann, wenn für den Anruf keine spezielle Arbeitsanweisung vorliegt. Die Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) ist die spezielle Anrufbearbeitung für einen Mitarbeiter. Alle Informationen und Arbeitsanweisungen in der Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) gelten genau dann, wenn der Anruf für genau diesen Mitarbeiter erfolgt. … Weiterlesen …

Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) für andere Mitarbeiter als mich selbst bearbeiten

Wenn Sie Änderungen in der Anrufbearbeitung für andere Mitarbeiter als sich selbst vornehmen möchten (z.B. Urlaub oder Krankheit in Aktuelles eintragen), gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor. Voraussetzung: Sie sind mit einem Benutzer der Berechtigungsstufe AccountManager oher höher angemeldet. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Anrufbearbeitung (Konto) oder Ihre eigene Anrufbearbeitung (sofern für Ihr Benutzer für die Anrufbearbeitung aktiviert wurde). Öffnen Sie … Weiterlesen …

Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) für einen bestimmten Mitarbeiter aktivieren

Voraussetzung: Das Telefonservice-Modul wurde bereits aktiviert. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Kontakteliste so, dass Ihnen die Mitarbeiter angezeigt werden. Setzten Sie das Häckchen der Spalte „Anrufbearbeitung“ bei dem Mitarbeiter, für den Sie die Anrufbearbeitung aktivieren möchten. Bei Mitarbeitern für die die Anrufbearbeitung aktiviert wurde, ist der Haken in der Spalte Anrufbearbeitung gesetzt.

Aktuelles

Soll die Bearbeitung Ihrer Anrufe kurzfristig oder vorübergehend abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen oder sollen dem Sekretariatsservice kurzfristig oder vorübergehend bestimmte Informationen zur Verfügung stehen, die an den Anrufer kommuniziert werden sollen, tragen Sie diese Vorgaben bitte in „Aktuelles“ ein. Immer wenn wir nichts „Aktuelles“ von Ihnen hören oder „Aktuelles“ abgelaufen ist, gilt für die Anrufbearbeitung (wieder) die „Standardbearbeitung“.

Standardbearbeitung

In der Standardbearbeitung stellen Sie ein, wie Ihre Anrufe grundsätzlich bearbeitet werden sollen. Sollen Ihre Anrufe grundsätzlich durchgestellt werden? Ja: Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte. Nein: Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des … Weiterlesen …

Geschäftszeit

Die hier eingetragenen Geschäftszeiten können zwei verschiedene Zwecke erfüllen: Auf Nachfrage des Anrufers kann dieser über Ihre Geschäftszeit informiert werden. Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen.

Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeit

Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen. Beispiel: Während der Geschäftszeiten sollen Anrufe nach Anrufannahme an eine bestimmte Rufnummer durchgestellt werden. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten ist diese Rufnummer naturgemäß jedoch nicht mehr besetzt – Sie oder Ihr Mitarbeiter nicht mehr im Büro. Deshalb möchten Sie, dass außerhalb der … Weiterlesen …

Optionen

Werbeblocker: Wenn der Werbeblocker aktiviert ist, dann wimmeln wir Anrufe ab, die wir als Werbung einschätzen. Telefonstil:Formal: Namen werden buchstabiert und die Rufnummer wird wiederholt (längere Gesprächsdauer).Locker: Die Datenaufnahme erfolgt wie gehört, und die Rufnummer wird aus dem Display übernommen, wenn das möglich ist (kürzere Gesprächsdauer).

Wie muss die Anrufbearbeitung (Konto + Mitarbeiter) eingestellt sein, damit der Sekretariatsservice vorhandene Kontakte und Informationen zu bestimmten Anrufern finden kann?

Damit der Sekretariatsservice mit hoher Wahrscheinlichkeit vorhandene Kontakte und Informationen zu bestimmten Anrufern beim nächsten Anrufeingang wiederfindet, müssen zwei Einstellungen beachtet werden: Gepsächsstil steht auf „formal“. Die Rufnummerübermittlung muss in der Anrufweiterschaltung (AWS) eingestellt sein.

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