Was sind Verteilerlisten?
Wie können Verteilerlisten verwendet werden?
Wie können Standard-Verteilerlisten verwendet werden?
Verwendung von Standard-Verteilerlisten ohne FAQ-Modul
Verwendung der Liste „Mitarbeiter mit eigener Anrufbearbeitung“ mit dem FAQ-Modul
Was sind Verteilerlisten?
Eine Verteilerliste speichert den Verweis auf die E-Mail- Adresse(n), an die bei Auswahl der Verteilerliste die Gesprächsnotiz versendet wird.
Es wird zwischen zwei verschiedenen Verteilerlistentypen unterschieden:
Verteilerlisten
Standard-Verteilerlisten
Verteilerlisten sind solche, deren Namen Sie individuell festlegen können. Die Funktion zum Erstellen von Verteilerlisten, wird Ihnen mit dem FAQ-Modul zur Verfügung gestellt. Die Anzahl der Verteilerlisten ist nicht limitiert.
Standard-Verteilerlisten sind solche, welche aufgrund ihrer Zugehörigkeit zur „Anrufbearbeitung Unternehmen“, zur „Anrufbearbeitung Mitarbeiter“ oder zur „Anrufbearbeitung Abteilung“ eindeutig ausgewählt werden können. Den Namen dieser Verteilerliste können Sie nicht ändern. Dieser ergibt sich aus dem Namen des Mitarbeiters bzw. dem Namen der Abteilung. Der Name der Verteilerliste der „Anrufbearbeitung Unternehmen“ (Konto-Standard-Verteilerliste) lautet „Standard“.
Wie können Verteilerlisten verwendet werden?
Wenn Verteilerlisten verwendet werden sollen muss die Arbeitsanweisung der „Anrufbearbeitung Unternehmen“ auf „FAQ“ eingestellt sein.
Damit die Mitarbeiter Ihres Sekretariats wissen, wann Sie eine Verteilerliste als Empfänger für eine Gesprächsnotiz auswählen sollen, muss dazu eine eindeutige Anweisung als Antwort in den FAQ gespeichert werden.
Beispiel:
Frage: Anrufer hat Fragen zum Thema XYZ.
Antwort: Gesprächsnotiz an XYZ senden.
Arbeitsanweisung zur Verwendung der Verteilerliste XYZ für die Gesprächsnotiz.
Wie können Standard-Verteilerlisten verwendet werden?
Standard-Verteilerlisten können ohne oder mit dem FAQ-Modul verwendet werden.
Verwendung von Standard-Verteilerlisten ohne FAQ-Modul
Wenn Standard-Verteilerlisten verwendet werden sollen muss die Arbeitsanweisung der „Anrufbearbeitung Unternehmen“ auf „Mitarbeiter“ eingestellt sein.
Zur Anrufbearbeitung wird durch diese Einstellung dann die Liste der „Mitarbeiter mit eigener Anrufbearbeitung“ verwendet. Verfügt ein Mitarbeiter nicht über eine eigene Anrufbearbeitung, wird zur weiteren Bearbeitung „Mitarbeiter/Abteilung: Standard“ (Schaltfläche in der Liste „Mitarbeiter mit eigener Anrufbearbeitung“) verwendet. Die Gesprächsnotiz wird dann mittels der Konto-Standard-Verteilerliste versendet.
Verwendung der Liste „Mitarbeiter mit eigener Anrufbearbeitung“ mit dem FAQ-Modul
Wenn die ganze Liste der Mitarbeiter/Abteilungen mit eigener Anrufbearbeitung für die Anrufbearbeitung verwendet werden soll, genügt es in der benötigten Antwort einer FAQ die eindeutige Anweisung „siehe Mitarbeiter“ zu speichern.
Arbeitsanweisung in FAQ mit Verweis auf die Mitarbeiterliste mit eigener Anrufbearbeitung.