Telefonservice

Professioneller Telefonservice für Unternehmen und Selbständige.

0,49 €

je Gesprächsannahme & -minute

ab 0,00 € monatliche Grundgebühr

keine Nachbearbeitungszeit

kein Mindestumsatz

24/7 an 365 Tagen inkl.

in 10 Minuten eingerichtet

im Google Play Store verfügbar
im Apple App Store verfügbar

Telefonservice nutzen von Office-RS

Jedes Unternehmen – egal, ob klein, mittelständisch oder groß – hat Kundenkontakt. Dieser nimmt normalerweise viel Zeit in Anspruch, kann aber oft nicht allen Kundenangelegenheiten gerecht werden. Telefonservice lautet hier die einfachste Lösung: Damit Sie mit Ihren begrenzten personellen Kapazitäten eher dem eigentlichen Kerngeschäft nachgehen können und die Verwaltung tatsächlich auch die dort anfallenden Arbeiten vernünftig verrichten kann, gibt es professionelle Dienstleister wie Office-RS, die sich um die Belange Ihrer Kunden als erster Ansprechpartner kümmern.

Wieso ist ein guter Telefonservice wichtig?

Es ist unerheblich, aus welcher Branche Sie kommen – der Erfolg Ihres Geschäfts hängt von Aufträgen, Kundenbindung und -zufriedenheit ab. Dabei spielen vor allem der Erstkontakt und die Erreichbarkeit nach einem Geschäft eine wichtige Rolle. Diesen schaffen Sie nur mit einem gut funktionierenden Telefonservice, welcher Sie andererseits aber von Ihrem Kerngeschäft abhalten kann.

Nichtsdestoweniger ist eine breite Erreichbarkeit ein Muss und der Telefonservice für Firmen oftmals ausschlaggebend für eine hohe Kundenzufriedenheit. Nicht selten können frustrierte Anrufer aufgrund schlechter Erreichbarkeit von einem Geschäft von Ihnen absehen, keine weiteren Aufträge in Aussicht stellen und durch schlechte Bewertungen weitere Kunden von einem Kauf bei Ihnen abhalten. Kurzum: Ein schlechter Telefonservice schadet Ihren Geschäftsbeziehungen.

Was genau ist aber ein solcher Telefonservice für Unternehmen? Gerade die Abhängigkeit von einem guten Telefonservice ist für viele Firmen eine Herausforderung, da diese nicht die Kapazitäten oder Ressourcen bereitstellen können, Bestandspersonal dafür einzusetzen oder neues Personal einzustellen. Ein Telefonservice für Firmen durch Office-RS kann Ihnen diese Aufgaben mittels Outsourcings abnehmen und mehr Raum für Ihr Kerngeschäft schaffen.

Was genau macht ein Telefonservice?

Beim externen Telefonservice übernimmt Office RS Ihre Telefonzentrale und fängt alle Anliegen auf, sodass Ihnen beispielsweise keine Angebotsanfragen, Reklamationen oder sonstige Anliegen entgehen. Die Anrufer merken dabei nicht, dass sie sich in erster Instanz noch im Gespräch mit Office-RS Mitarbeitern befinden und erfahren so ein rundum gelungenes Serviceerlebnis. Unsere professionell geschulten Mitarbeitenden stellen sich dabei unter Ihrem Firmennamen vor.

Wir bieten Ihnen also weder einen Anrufbeantworter-Service, noch ein Call-Center. Es geht darum, Sie professionell zu entlasten und für Ihre (potenziellen) Kunden erreichbar zu sein. Denn heutzutage hinterlassen tatsächlich die wenigsten eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter oder sind so geduldig, mehrfach anzurufen. Die Konsequenz für Ihr Geschäft heißt deshalb oft die Abwanderung von Aufträgen an die Konkurrenz.

Machen Sie sich deshalb nicht abhängig von der Geduld Ihrer Kunden, sondern kümmern Sie sich mit unserer Hilfe um einen professionellen Telefonservice, der Ihre Erreichbarkeit steigert, indem Ihre Anrufer in unserer Telefonzentrale versorgt werden – egal, ob es um Bestellungen, Terminvereinbarungen oder Erstberatungen geht. Die Zusammenfassung dieser Gespräche liegt Ihnen direkt danach vor.

Welche Vorteile bietet ein Telefonservice für Unternehmen?

Viele kleine und mittelständische Betriebe entscheiden sich aus den vielfältigsten Gründen für eine externe Unterstützung in Sachen Erreichbarkeit durch den professionellen Telefonservice von Office-RS. Wir punkten dabei durch unsere flexiblen Modelle, unsere qualifizierten Mitarbeitenden und einer transparenten Preisgestaltung. Für Sie ergeben sich durch ein Outsourcing darüber hinaus viele weitere Vorteile:

  1. Erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit und lassen Sie sich so keinen Auftrag mehr entgehen. Durch uns können Sie bis zu 24 Stunden am Tag für Ihre Kunden erreichbar sein und das ohne persönlich dabei sein zu müssen.
  2. Sparen Sie Geld, indem Sie nicht extra mehrere Verwaltungsmitarbeitende einstellen müssen, die nicht im eigentlichen Kerngeschäft tätig sein würden. Dadurch fallen dann auch gleichzeitig keine Investitionen in entsprechende EDV an.
  3. Sie sparen Zeit bei Ihren Bestandsmitarbeitenden und schaffen so mehr Kapazitäten für Aufgaben im Büro, die sonst immer liegen bleiben.
  4. Nutzen Sie Ihre steuerlichen Vorteile durch die Beauftragung eines Telefonservices, denn Ihre Kosten können Sie beim Finanzamt geltend machen und als sogenannte „Betriebsausgaben“ abführen.
  5. Schließlich schaffen Sie durch eine Investition in einen externen Telefonservice eine Steigerung Ihrer Kundenzufriedenheit und damit auch in die Kundenbindung.
  6. Die anfallenden Kosten sind für sie transparent und fallen real nur dann an, wenn unser Service konkret angewendet wird.

Das Beste daran ist, dass Sie alle vorbereitenden Briefings, Ihren Leistungsumfang sowie weitere Änderungen einfach, schnell und unkompliziert in unserem Online-Portal koordinieren können.

Was macht den professionellen Office-RS Telefonservice aus?

Den Telefonservice für Unternehmen von Office-RS machen drei bestimmte Aspekte aus, bei denen es stets um zwei Punkte geht: Ihr Arbeitsaufkommen soll mehr Raum für das Kerngeschäft erhalten und Ihre Kunden sollen sich mit unseren Telefonexperten gut aufgehoben fühlen. Dabei spielen vor allem die nachfolgenden Leistungen eine wichtige Rolle.

Inbound und Outbound

Wir nehmen Ihre Anrufe freundlich entgegen und helfen Ihren Kunden bei deren jeweiligen Anliegen. Darüber hinaus kümmern wir uns auch darum, wenn Sie Rückrufe durchführen lassen möchten – egal, ob Terminvereinbarung, Zahlungserinnerung oder Erstberatung.

Vorzimmerfunktion

Wir schaffen Ihnen Raum für mehr Kerngeschäft, indem wir nach außen Ihr Sekretariat unterstützen. Dabei nehmen wir genauso Bestellungen an, wie auch die Verwaltung Ihrer Termine oder auch das Beschwerde- und Reklamationsmanagement.

Support

Ihre Kunden haben Fragen zum Geschäft: Je nach Briefing können wir den 1st oder 2nd Level Support für Sie durchführen und schaffen Ihnen mehr Raum für andere Aufgaben im Arbeitsalltag.

Telefonservice von Office-RS

In über 15 Jahren Erfahrung am Markt schafft Office-RS Ihnen mit seinem Büroservice mehr Kapazitäten für die Aufgaben, die sonst im Kerngeschäft zu kurz kommen – und das ab 0 Euro monatlicher Grundgebühr. Wenn Sie also für Ihre Kunden mehr Erreichbarkeit generieren möchten, das aber in den Kosten flexibel und transparent halten wollen, sind Sie mit unserem Telefonservice an der richtigen Adresse. Wenn Ihnen der Telefonservice an sich nicht reicht, können Sie über uns auch einen umfassenden Büroservice auslagern und so sogar Datenpflege, Poststelle und viele weitere To-dos abgeben.

Sie wollen die Bereiche „Service“ und „Erreichbarkeit“ von Profis übernehmen lassen, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können? Dann richten Sie jetzt Konto ein. Falls Sie noch Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen in den Branchen:

Handwerksbetriebe und Dienstleistungsunternehmen

Hotellerie & Gastronomiegewerbe

IT

Lebensmittelherstellung & -industrie

Medizinische & Therapie Zentren

Metall-, Stahl-, Kunststoff- & Chemieindustrie

Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien (kleine und große)

Schönheitsmedizin, Plastische & Ästhetische Chirurgie

Versorgungsunternehmen

Immer mit einem Lächeln: Anrufannahme mit Ihrem Firmennamen

Im Online Sekretariat wird unter Meldetext eingetragen wie wir uns melden sollen wenn wir für Sie ans Telefon gehen.

Die Anrufannahme erfolgt nicht irgendwie oder ungefähr, sondern genau wie im Meldetext von Ihnen eingetragen.

Gesprächsnotiz schreiben oder Anrufer durchstellen?

Ändern Sie die die Einstellungen für die Anrufbearbeitung wie Sie es gerade benötigen. Jederzeit und beliebig oft im Online Sekretariat.
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Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des Gesprächs wiedergibt.

Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.

Bearbeitungshinweise für einzelne Anrufer
(VIP Service)

Hinterlegen Sie für besondere Anrufer besondere Bearbeitungshinweise.
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Beim nächsten Anruf wird von der Standardbearbeitung abgewichen und entsprechend dem besonderen Bearbeitungshinweis verfahren.

Typische Anwendungsbeispiele:

  • VIP Stammkunden
  • Familie
  • Zuordnung von Kunden zum zuständigen Sachbearbeiter

Mitteilungen für einzelne Anrufer

Schluss mit dem aneinander vorbeitelefonieren!

Speichern Sie individuelle Mitteilungen für einzelne Kontakte.
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Beim nächsten Anruf richten wir Ihrem Anrufer die gespeicherte Mitteilung aus.

Mit der Gesprächsnotiz erhalten Sie automatisch einen Erledigungsvermerk und die Mitteilung wird aus dem Kontakt entfernt.

Vorübergehende Änderungen?
Kein Problem mit Aktuelles

Meeting, Termin außer Haus, Urlaub?
Halten Sie Ihre Anrufer stets auf dem Laufenden.

Tragen Sie Ihre vorübergehenden Änderungen blitzschnell in Aktuelles ein.

Wiederkehrende Ereignisse können ganz einfach wiederverwendet werden.

Telefonservice für Ihre Mitarbeiter

Versenden Sie per Klick Einladungen an Ihre Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter kann einen eigenen Login und eine individuelle Anrufbearbeitung bekommen.

Tipp: Auch Abteilungen lassen sich so abbilden und konfigurieren.
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Erweiterte Anrufbearbeitung mit FAQ

Speichern und organisieren Sie eine unbegrenzte Menge an Unternehmenswissen.

Bestimmten Sie über den Einstiegspunkt der FAQ, welche FAQ bei der Anrufbearbeitung berücksichtigt werden sollen.

Optimieren Sie Ihren Kundenservice und reduzieren Sie Rückrufe auf ein Minimum.
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Was Kunden zu unserem Telefonservice & Sekretariatsservice sagen

„Vom Start weg perfekter Service.“

„Nach mehr als 150 Jahren Unternehmensgeschichte haben wir das erste Mal überhaupt eine Leistung ausgelagert. Entsprechend kritisch waren wir dem Projekt auch anfangs gegenüber. Zu Beginn hatten wir uns mit mehreren Anbietern zusammengesetzt und nach der Planungsphase umfangreiche Tests über mehrere Wochen durchgeführt. R&S 35 GmbH hat vom Start weg perfekten Service geleistet. Die Entscheidung viel uns daher entsprechend leicht „ Witzenmann GmbH

Optimal erreichbar, preiswert, professionell und immer freundlich!

Karsten Kressmann, ER Energy Rental Berlin-Brandenburg GmbH

Als Rechtsanwältin und Coach lege ich viel Wert auf Diskretion. Selbst engste Geschäftspartner oder Freunde merken nicht, dass es sich bei meinem Sekretariat um das von office-rs.de handelt!

Sigrun Römer, Rechtsanwältin & Coach

Seit mehr als 3 Jahren nutzen wir nun den Hotline-Service von R&S 35 GmbH und sind rundum zufrieden. Durch die geringe Grundgebühr kommt das Angebot gerade kleinen Unternehmen entgegen.

R. Mäueler, Hausverwaltung R. Mäueler

Mit Office R&S habe ich viele Jahre Erfahrung gesammelt. . Mir bekannte Anrufer*innen meldeten mir zurück, dass ich ein fittes Sekretariat hätte.

Volker Sundermann Covia Postexperte

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