Was Kunden über Ihre Erreichbarkeit denken, denken sie auch über Ihr Unternehmen.

Lassen Sie Ihre Anrufe von uns mit einem Lächeln entgegen nehmen.

Rund um die Uhr an 365 Tagen. Ohne Call-Center-Effekt

Unternehmen die auf die telefonische Kontaktaufnahme durch Kunden angewiesen sind, müssen optimal erreichbar sein, stimmt`s?

5 Minuten bis zur Anrufannahme mit Ihrem Firmennamen:

Anmelden, Anrufbearbeitung ausfüllen, Anrufweiterschaltung aktivieren.

Ganz einfach – mit Office-rs.

Warum viele Ihrer Interessenten niemals Kunden werden

Fakt 1

Das Telefon ist das von Interessenten bevorzugte Kontaktmedium.

Abgesehen vom persönlichen Gespräch, ist das Telefon das Instrument, welches Ihrem Interessenten das beste und meiste Vertrauensgefühl verleiht.

Fakt 2

Wenn Interessenten das Telefon zur Kontaktaufnahme nutzen, kaufen sie bei Ihnen nur wenn sie Sie erreichen können.

Fakt 3

Ein Interessent der Sie noch nicht kennt, wird wenn er Sie nicht erreicht einen Mitbewerber anrufen.

Ergebnis:

Jede Werbeaktion wird genau dann nutzlos, wenn man Interessenten, die den Entschluss zur Kontaktaufnahme über das Telefon gefasst haben nicht an dieser Stelle „abholen“ kann – auch wenn Ihr Angebot die perfekte Lösung bietet, würde sich Ihr Interessent für einen Mitbewerber entscheiden.

Ein Telefonservice bringt Ihnen nur dann mehr Kunden, wenn…

„…der Telefonservice das Problem Ihres Interessenten versteht.“

„…der Interessent im Gespräch die Sicherheit erlangt, dass das Problem durch den Telefonservice verstanden wurde.“

„…der Telefonservice dem Interessenten eine verbindliche Lösung des Problems anbieten kann.“

Wieso sind die Ergebnisse unserer Kunden so gut?

Von uns bekommen Sie keinen Discounter-Telefonservice, sondern den Office-rs Telefonservice. Das bedeutet:

1. Disziplin

Telefonservice

Geht mit irgendeiner Grußfloskel ans Telefon und verwendet dabei Ihren Firmennamen.

Office-rs

Ausgebildete Mitarbeiter gehen genau so ans Telefon, wie Sie es wünschen. Immer freundlich. Immer mit einem lächeln in der Stimme, dass Ihr Anrufer spüren wird.

2. Kompetenz

Telefonservice

Keine.
„Ich kann Ihnen leider überhaupt nicht helfen. Aber wir rufen Sie schnellstmöglich zurück.“

Office-rs

Kennt Ihre Branche, versteht das Anliegen Ihrer Interessenten und vermittelt:
„Schön dass Sie angerufen haben. Natürlich helfe ich Ihnen weiter. Erklären Sie mir kurz worum es geht?“

3. Lösung

Telefonservice

Keine.
Gespräch ist bereits beendet und Ihr Interessent wählt die Nummer des Mitbewerbers.

Office-rs

Erteilt verbindliche, mit Ihnen vereinbarte Aussagen für die weitere Vorgehensweise bzw. leitet diese ein. Erfragt exakt benötigte Daten für die weitere Bearbeitung oder vereinbart Termine für Beratungsgespräche.
Kurz: qualifiziert den Lead.

So können Sie mit uns arbeiten

Ihr Zeitaufwand: < 10 Minuten

Schritt 1
Registrieren Sie sich ein Kundenkonto in unserem Online Portal. Das ist eine Cloud CRM Software mit der Sie Ihre Unternehmensstruktur, Unternehmenswissen, Termine, Mitarbeiter und Kunden verwalten können. 100% kostenlos.

Ihr Zeitaufwand: 1 Minute

Schritt 2
Melden Sie sich in Ihrem Kundenkonto an und bestellen die Anrufbearbeitung. Sie können die Anrufbearbeitung 100% kostenlos testen. Wenn Ihnen der Office-rs Telefonservice nicht gefällt, können Sie diesen ganz einfach per Klick löschen.

Ihr Zeitaufwand: 5 Minuten

Schritt 3
Richten Sie eine Anrufweiterschaltung auf Ihre persönliche Rufnummer für die Anrufweiterschaltung ein.

Ihr Zeitaufwand: 1 Minute

So geht es dann weiter

Ihr Zeitaufwand insgesamt: 1 Stunde

In ein paar Tagen rufen wir Sie an.  Aufgrund Ihrer ersten Erfahrung mit dem Office-rs Telefonservice haben sich bestimmt Fragen auf Ihrer Seite ergeben, die nicht unbeantwortet bleiben sollen. Auch wir konnten bereits erste Erfahrung mit Ihrem Unternehmen sammeln und informieren Sie, welche Verbesserungsmöglichkeiten wir bezüglich der Anrufbearbeitung für Ihr Unternehmen sehen.

Ihr Zeitaufwand: 5 Minuten

Bei Interesse können Sie einen kostenlosen Beratungstermin für einen Video Call mit einem unserer Experten vereinbaren. In dem Beratungstermin sprechen wir ganz detailliert über Ihr Unternehmen. Gemeinsam erarbeiten wir ein Konzept, wie Sie den Office-rs Telefonservice gewinnbringend und ganz gezielt für Ihr Unternehmen einsetzen können.

Ihr Zeitaufwand: ca. 20-30 Minuten

Nach dem Beratungstermin setzt unser Experte die vereinbarten Ziele für Sie um:

  • Die Anrufbearbeitung wird für Ihr Unternehmen optimiert.
  • Benötigte Gesprächsleitfäden werden erstellt.
  • Häufige Fragen, die für die Bearbeitung von Ihren Anrufern erwartet werden, werden dokumentiert und in die Gesprächsleitfäden eingebunden.
  • Technische Voraussetzungen, die für die Arbeit mit Ihrem Unternehmen notwendig sind, werden eingerichtet. Das kann beispielsweise die Anbindung an eine externe Datenbank, die Übermittlung Ihrer Rufnummer für ausgehende Anrufe, die Einbindung eines externen Kalender oder die Erstellung spezieller Formulare sein.
  • ausgewählte Mitarbeiter werden für Ihr Unternehmen geschult und auf die Anrufbearbeitung zielgerichtet vorbereitet.

Nach der Umsetzung aller vereinbarten Ziele informieren wir Sie über den Start des speziell für Ihr Unternehmen eingerichteten Kundenservice.

Ihr Zeitaufwand: 0 Minuten

Ca. 14 Tage nach Start des Kundenservice: Feedback & Evaluation Unser Experte vereinbart einen Termin mit Ihnen zur Besprechung einzelnen Vorgänge etwaiger Anpassungen und Verbesserung.
Erfahrungsgemäß haben Sie Ihr Ziel erreicht: Ihr Unternehmen ist optimal erreichbar. 90-95% aller Anliegen Ihrer Anrufer können direkt am Telefon mit unseren Mitarbeitern geklärt werden. Nur 5-10% aller Anrufe verlangen Ihre weitere Aufmerksamkeit.
Und wenn nicht? Dann wiederholen wir den Vorgang.

Ihr Zeitaufwand: 20 Minuten

Telefonservice nutzen von Office-RS

Jedes Unternehmen – egal, ob klein, mittelständisch oder groß – hat Kundenkontakt. Dieser nimmt normalerweise viel Zeit in Anspruch, kann aber oft nicht allen Kundenangelegenheiten gerecht werden. Telefonservice lautet hier die einfachste Lösung: Damit Sie mit Ihren begrenzten personellen Kapazitäten eher dem eigentlichen Kerngeschäft nachgehen können und die Verwaltung tatsächlich auch die dort anfallenden Arbeiten vernünftig verrichten kann, gibt es professionelle Dienstleister wie Office-RS, die sich um die Belange Ihrer Kunden als erster Ansprechpartner kümmern.

Wieso ist ein guter Telefonservice wichtig?

Es ist unerheblich, aus welcher Branche Sie kommen – der Erfolg Ihres Geschäfts hängt von Aufträgen, Kundenbindung und -zufriedenheit ab. Dabei spielen vor allem der Erstkontakt und die Erreichbarkeit nach einem Geschäft eine wichtige Rolle. Diesen schaffen Sie nur mit einem gut funktionierenden Telefonservice, welcher Sie andererseits aber von Ihrem Kerngeschäft abhalten kann.

Nichtsdestoweniger ist eine breite Erreichbarkeit ein Muss und der Telefonservice für Firmen oftmals ausschlaggebend für eine hohe Kundenzufriedenheit. Nicht selten können frustrierte Anrufer aufgrund schlechter Erreichbarkeit von einem Geschäft von Ihnen absehen, keine weiteren Aufträge in Aussicht stellen und durch schlechte Bewertungen weitere Kunden von einem Kauf bei Ihnen abhalten. Kurzum: Ein schlechter Telefonservice schadet Ihren Geschäftsbeziehungen.

Was genau ist aber ein solcher Telefonservice für Unternehmen? Gerade die Abhängigkeit von einem guten Telefonservice ist für viele Firmen eine Herausforderung, da diese nicht die Kapazitäten oder Ressourcen bereitstellen können, Bestandspersonal dafür einzusetzen oder neues Personal einzustellen. Ein Telefonservice für Firmen durch Office-RS kann Ihnen diese Aufgaben mittels Outsourcings abnehmen und mehr Raum für Ihr Kerngeschäft schaffen.

Was genau macht ein Telefonservice?

Beim externen Telefonservice übernimmt Office RS Ihre Telefonzentrale und fängt alle Anliegen auf, sodass Ihnen beispielsweise keine Angebotsanfragen, Reklamationen oder sonstige Anliegen entgehen. Die Anrufer merken dabei nicht, dass sie sich in erster Instanz noch im Gespräch mit Office-RS Mitarbeitern befinden und erfahren so ein rundum gelungenes Serviceerlebnis. Unsere professionell geschulten Mitarbeitenden stellen sich dabei unter Ihrem Firmennamen vor.

Wir bieten Ihnen also weder einen Anrufbeantworter-Service, noch ein Call-Center. Es geht darum, Sie professionell zu entlasten und für Ihre (potenziellen) Kunden erreichbar zu sein. Denn heutzutage hinterlassen tatsächlich die wenigsten eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter oder sind so geduldig, mehrfach anzurufen. Die Konsequenz für Ihr Geschäft heißt deshalb oft die Abwanderung von Aufträgen an die Konkurrenz.

Machen Sie sich deshalb nicht abhängig von der Geduld Ihrer Kunden, sondern kümmern Sie sich mit unserer Hilfe um einen professionellen Telefonservice, der Ihre Erreichbarkeit steigert, indem Ihre Anrufer in unserer Telefonzentrale versorgt werden – egal, ob es um Bestellungen, Terminvereinbarungen oder Erstberatungen geht. Die Zusammenfassung dieser Gespräche liegt Ihnen direkt danach vor.

Welche Vorteile bietet ein Telefonservice für Unternehmen?

Viele kleine und mittelständische Betriebe entscheiden sich aus den vielfältigsten Gründen für eine externe Unterstützung in Sachen Erreichbarkeit durch den professionellen Telefonservice von Office-RS. Wir punkten dabei durch unsere flexiblen Modelle, unsere qualifizierten Mitarbeitenden und einer transparenten Preisgestaltung. Für Sie ergeben sich durch ein Outsourcing darüber hinaus viele weitere Vorteile:

  1. Erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit und lassen Sie sich so keinen Auftrag mehr entgehen. Durch uns können Sie bis zu 24 Stunden am Tag für Ihre Kunden erreichbar sein und das ohne persönlich dabei sein zu müssen.
  2. Sparen Sie Geld, indem Sie nicht extra mehrere Verwaltungsmitarbeitende einstellen müssen, die nicht im eigentlichen Kerngeschäft tätig sein würden. Dadurch fallen dann auch gleichzeitig keine Investitionen in entsprechende EDV an.
  3. Sie sparen Zeit bei Ihren Bestandsmitarbeitenden und schaffen so mehr Kapazitäten für Aufgaben im Büro, die sonst immer liegen bleiben.
  4. Nutzen Sie Ihre steuerlichen Vorteile durch die Beauftragung eines Telefonservices, denn Ihre Kosten können Sie beim Finanzamt geltend machen und als sogenannte „Betriebsausgaben“ abführen.
  5. Schließlich schaffen Sie durch eine Investition in einen externen Telefonservice eine Steigerung Ihrer Kundenzufriedenheit und damit auch in die Kundenbindung.
  6. Die anfallenden Kosten sind für sie transparent und fallen real nur dann an, wenn unser Service konkret angewendet wird.

Das Beste daran ist, dass Sie alle vorbereitenden Briefings, Ihren Leistungsumfang sowie weitere Änderungen einfach, schnell und unkompliziert in unserem Online-Portal koordinieren können.

Was macht den professionellen Office-RS Telefonservice aus?

Den Telefonservice für Unternehmen von Office-RS machen drei bestimmte Aspekte aus, bei denen es stets um zwei Punkte geht: Ihr Arbeitsaufkommen soll mehr Raum für das Kerngeschäft erhalten und Ihre Kunden sollen sich mit unseren Telefonexperten gut aufgehoben fühlen. Dabei spielen vor allem die nachfolgenden Leistungen eine wichtige Rolle.

Inbound und Outbound

Wir nehmen Ihre Anrufe freundlich entgegen und helfen Ihren Kunden bei deren jeweiligen Anliegen. Darüber hinaus kümmern wir uns auch darum, wenn Sie Rückrufe durchführen lassen möchten – egal, ob Terminvereinbarung, Zahlungserinnerung oder Erstberatung.

Vorzimmerfunktion

Wir schaffen Ihnen Raum für mehr Kerngeschäft, indem wir nach außen Ihr Sekretariat unterstützen. Dabei nehmen wir genauso Bestellungen an, wie auch die Verwaltung Ihrer Termine oder auch das Beschwerde- und Reklamationsmanagement.

Support

Ihre Kunden haben Fragen zum Geschäft: Je nach Briefing können wir den 1st oder 2nd Level Support für Sie durchführen und schaffen Ihnen mehr Raum für andere Aufgaben im Arbeitsalltag.

Telefonservice von Office-RS

In über 15 Jahren Erfahrung am Markt schafft Office-RS Ihnen mit seinem Büroservice mehr Kapazitäten für die Aufgaben, die sonst im Kerngeschäft zu kurz kommen – und das ab 0 Euro monatlicher Grundgebühr. Wenn Sie also für Ihre Kunden mehr Erreichbarkeit generieren möchten, das aber in den Kosten flexibel und transparent halten wollen, sind Sie mit unserem Telefonservice an der richtigen Adresse. Wenn Ihnen der Telefonservice an sich nicht reicht, können Sie über uns auch einen umfassenden Büroservice auslagern und so sogar Datenpflege, Poststelle und viele weitere To-dos abgeben.

Sie wollen die Bereiche „Service“ und „Erreichbarkeit“ von Profis übernehmen lassen, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können? Dann richten Sie jetzt Konto ein. Falls Sie noch Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen in den Branchen:

Handwerksbetriebe und Dienstleistungsunternehmen

Hotellerie & Gastronomiegewerbe

IT

Lebensmittelherstellung & -industrie

Medizinische & Therapie Zentren

Metall-, Stahl-, Kunststoff- & Chemieindustrie

Rechtsanwalts– und Steuerkanzleien (kleine und große)

Schönheitsmedizin, Plastische & Ästhetische Chirurgie

Versorgungsunternehmen

Immer mit einem Lächeln: Anrufannahme mit Ihrem Firmennamen

Im Online Sekretariat wird unter Meldetext eingetragen wie wir uns melden sollen wenn wir für Sie ans Telefon gehen.

Die Anrufannahme erfolgt nicht irgendwie oder ungefähr, sondern genau wie im Meldetext von Ihnen eingetragen.

Gesprächsnotiz schreiben oder Anrufer durchstellen?

Ändern Sie die die Einstellungen für die Anrufbearbeitung wie Sie es gerade benötigen. Jederzeit und beliebig oft im Online Sekretariat.
[mehr erfahren]

Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des Gesprächs wiedergibt.

Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.

Bearbeitungshinweise für einzelne Anrufer
(VIP Service)

Hinterlegen Sie für besondere Anrufer besondere Bearbeitungshinweise.
[mehr erfahren]

Beim nächsten Anruf wird von der Standardbearbeitung abgewichen und entsprechend dem besonderen Bearbeitungshinweis verfahren.

Typische Anwendungsbeispiele:

  • VIP Stammkunden
  • Familie
  • Zuordnung von Kunden zum zuständigen Sachbearbeiter

Mitteilungen für einzelne Anrufer

Schluss mit dem aneinander vorbeitelefonieren!

Speichern Sie individuelle Mitteilungen für einzelne Kontakte.
[mehr erfahren]

Beim nächsten Anruf richten wir Ihrem Anrufer die gespeicherte Mitteilung aus.

Mit der Gesprächsnotiz erhalten Sie automatisch einen Erledigungsvermerk und die Mitteilung wird aus dem Kontakt entfernt.

Vorübergehende Änderungen?
Kein Problem mit Aktuelles

Meeting, Termin außer Haus, Urlaub?
Halten Sie Ihre Anrufer stets auf dem Laufenden.

Tragen Sie Ihre vorübergehenden Änderungen blitzschnell in Aktuelles ein.

Wiederkehrende Ereignisse können ganz einfach wiederverwendet werden.

Telefonservice für Ihre Mitarbeiter

Versenden Sie per Klick Einladungen an Ihre Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter kann einen eigenen Login und eine individuelle Anrufbearbeitung bekommen.

Tipp: Auch Abteilungen lassen sich so abbilden und konfigurieren.
[mehr erfahren]

Erweiterte Anrufbearbeitung mit FAQ

Speichern und organisieren Sie eine unbegrenzte Menge an Unternehmenswissen.

Bestimmten Sie über den Einstiegspunkt der FAQ, welche FAQ bei der Anrufbearbeitung berücksichtigt werden sollen.

Optimieren Sie Ihren Kundenservice und reduzieren Sie Rückrufe auf ein Minimum.
[mehr erfahren]

„Nach mehr als 150 Jahren Unternehmensgeschichte haben wir das erste Mal überhaupt eine Leistung ausgelagert. Entsprechend kritisch waren wir dem Projekt auch anfangs gegenüber. Zu Beginn hatten wir uns mit mehreren Anbietern zusammengesetzt und nach der Planungsphase umfangreiche Tests über mehrere Wochen durchgeführt. R&S 35 GmbH hat vom Start weg perfekten Service geleistet. Die Entscheidung fiel uns daher entsprechend leicht „ Witzenmann GmbH

Optimal erreichbar, preiswert, professionell und immer freundlich!

Karsten Kressmann, ER Energy Rental Berlin-Brandenburg GmbH

Als Rechtsanwältin und Coach lege ich viel Wert auf Diskretion. Selbst engste Geschäftspartner oder Freunde merken nicht, dass es sich bei meinem Sekretariat um das von office-rs.de handelt!

Sigrun Römer, Rechtsanwältin & Coach

Seit mehr als 3 Jahren nutzen wir nun den Hotline-Service von R&S 35 GmbH und sind rundum zufrieden. Durch die geringe Grundgebühr kommt das Angebot gerade kleinen Unternehmen entgegen.

R. Mäueler, Hausverwaltung R. Mäueler

Mit Office R&S habe ich viele Jahre Erfahrung gesammelt. . Mir bekannte Anrufer*innen meldeten mir zurück, dass ich ein fittes Sekretariat hätte.

Volker Sundermann Covia Postexperte

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