Sekretariatsservice für Unternehmen

Im klassischen Arbeitsalltag fällt ein Hauptteil der Arbeit im Backoffice an – das kann bis zu 25 Prozent Ihrer Kosten ausmachen, ohne Ihr Kerngeschäft zu betreffen. Der Sekretariatsservice von Office-RS unterstützt vor allem kleine und mittelständische Unternehmen dabei, mehr Zeit für Ihre Stärken zu schaffen und das durch ein Outsourcing bestimmter Service- und Büroleistungen. Erfahren Sie also nachfolgend, was ein Sekretariatsservice ist und welche Vorteile dieser für Ihr Unternehmen bietet.

Was ist ein Sekretariatsservice?

Es gibt bestimmte Aufgaben im Büroalltag, die einfach immer liegen bleiben. Dazu zählen im Sekretariatsbereich vor allem Postausgänge, die Pflege von Info-Mail-Postfächern oder Recherchen und Tabellenkalkulationen. Dazu kommt natürlich noch die Frage, wie viel Personal Sie sich für diesen Bereich leisten wollen oder können – vor allem für kleine und mittelständische oder inhabergeführte Unternehmen gilt, dass man selten mehr als 2 bis 3 Mitarbeitende im Sekretariat beschäftigt.

Damit Sie nicht noch mehr Personalstellen auf Ihrer Payroll haben, aber gleichzeitig das Bestandspersonal so entlasten, dass dieses sich wieder mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren kann, bietet Office-RS seit über 15 Jahren einen spezialisierten Sekretariatsservice, der die überwiegend zeitfressenden Aufgaben schultern kann. Das wichtigste dabei ist, dass Sie sich auf unseren Service verlassen können, denn Krankheitsausfälle und Urlaub halten unseren Service für Sie nicht auf.

Unternehmenskultur ohne Sekretärin ist möglich – aber sinnlos!

(geliehene Satzstruktur von Bernhard-Viktor Christoph-Carl von Bülow)

Welche Tätigkeiten kann ein Sekretariatsservice übernehmen?

Der Sekretariatsservice von Office-RS ist breit aufgestellt und deckt die meisten Aufgabenbereiche ab, bei denen bestimmte Tätigkeiten „einfach gemacht“ werden müssen und die vielleicht im Arbeitsalltag oft hintenüberfallen. Konkret bieten wir Ihnen mit unserem Sekretariatsservice folgende Bereiche zur externen Verlagerung an:

Sekretariatsservice: Briefversand

Sie haben Dialogpost geplant oder möchten Ihren Kunden Give-aways schicken. Kein Problem – das können unsere geschulten Mitarbeitenden nach Anleitung für Sie übernehmen. Auch Einzel- und Sonderbriefe können wir für Sie versenden.

Sekretariatsservice: Diktate

Vor allem in Kanzleien geht es oft um Diktate und deren zeitnahes Erfassen. Wir bieten Ihnen eine umfassende Diktaterstellung in nur 3 Tagen.

Sekretariatsservice: Dokumenterstellung

Sie brauchen neue Dokumentenvorlagen oder Briefköpfe – auch das können wir für Sie übernehmen.

Sekretariatsservice: E-Mail-Bearbeitung

Jedes Unternehmen hat sie, die Info-Mail, in die so gut wie nie jemand reinschaut, geschweige denn das Postfach pflegt. Genau das können wir für Sie übernehmen, sodass keine einzige Anfrage mehr übersehen wird und so vielleicht noch ein Geschäft entgeht.

Sekretariatsservice: Recherchen

Das Thema Recherche spielt eine große Rolle in Unternehmen. Im Sekretariatsbereich kann es dabei um alles Mögliche gehen: Weiterbildungen, Rechte und Pflichten, Datenschutz etc. Wir können für Sie entsprechende Tätigkeiten ausführen und das innerhalb kürzester Zeit.

Sekretariatsservice: Tabellenkalkulation

Die nächste Investition steht an oder der Jahresabschluss muss mit Zahlen und Fakten unterfüttert werden? Dann sind Sie bei Office-RS an der richtigen Stelle. Entlang Ihrer Vorgaben erstellen wir Ihnen Tabellenkalkulationen, die Sie in Ihre Unterlagen einfließen lassen können und Ihnen vielleicht bei Geschäftsentscheidungen weiterhelfen.

Sekretariatsservice: Texterstellung

Sie brauchen nicht nur einen Briefkopf, sondern auch den Text dazu? Kein Problem. Wir erstellen passgenaue Texte nach Bedarf für Flyer, Webseiten und klassische Briefe.

Sie brauchen mehr?
Vollzeit- oder Teilzeitmitarbeiter – Exklusiv für Ihr Unternehmen

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Unsere Vollzeimitarbeiter stehen Ihrem Unternehmen dann zur Verfügung wenn Sie diese benötigen.

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Kündigungsfrist: 1 Monat

Wie beauftrage ich den Sekretariatsservice?

Sie benötigen ein Kundenkonto in unserem Online Sekretariat um unsere Leistungen in Anspruch zu nehmen. Ein Konto können Sie hier einrichten. Es dauert nur 5 Minuten.

Tätigkeiten die der Sekretariatsservice fortlaufend und selbständig für Sie erbringt werden im Online Sekretariat/FAQ Modul definiert und können dort abgerufen und verändert werden.

Einzelaufträge (z.B. Briefversand, Schreiben von Diktaten, Texterstellungen etc.) können Sie mit der registrierten E-Mail Adresse erteilen. Details hierzu finden Sie im Preis- und Leistungsverzeichnis Sekretariatsservice.

Was kostet der Sekretariatsservice?

Sofern kein Unternehmenswissen für die spezifische Tätigkeit notwendig ist, fällt nur der Preis für die spezifische Tätigkeit an. Ein Beispiel hierfür wäre das Versenden einen Briefs oder das Schreiben eines Diktats.

Wenn für die spezifische Tätigkeit, die durch den Sekretariatsservice erledigt werden soll, Unternehmenswissen oder Dokumente benötigt werden, so müssen diese im FAQ Modul des Online Sekretariats gespeichert werden. Dabei handelt es sich typischerweise um Tätigkeiten, die nach Einrichtung und Schulung fortlaufend und selbständig durch den Sekretariatsservice erledigt werden. Ein Beispiel für eine solche Tätigkeit ist die E-Mail Bearbeitung. Zu dem Preis für die tatsächliche E-Mail Bearbeitung, kommt also noch der Preis für das FAQ Modul.

Werden für Sie unterschiedliche Tätigkeiten erbracht die jeweils Unternehmenswissen oder Dokumente erfordern, so wird das FAQ Modul natürlich trotzdem nur einmal benötigt.

Den Preis für das FAQ Modul entnehmen Sie bitte der aktuell gültigen Preisliste. Das FAQ Modul können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Nach Ablauf der Testphase deaktiviert es sich automatisch. Sie brauchen nichts zu tun und zu beachten.

Den Preis für eine spezifische Tätgikeit entnehmen Sie bitte dem aktuell gültigen Preis- und Leistungsverzeichnis Sekretariatsservice. Sofern die gewünschte Tätigkeit nicht aufgelistet ist, freuen wir uns über Ihre Anfrage und erstellen Ihnen für Ihre Anforderung ein individuelles Angebot.

Wie wird der Sekretariatsservice abgerechnet?

Für Transparenz und Fairness werden für unterschiedliche Tätigkeiten verschiedene Abrechnungsmechanismen angewendet.

Tätigkeiten für die der Arbeitsaufwand bekannt ist, können zum Beispiel als Stückpreis bzw. Preis je Vorgang abgerechnet werden. Ein typisches Beispiel ist das Versenden eines Briefs.

Für andere Tätigkeiten kommt zum Beispiel nur die Abrechnung nach tatsächlich aufgewendeter Zeit in Frage. Ein klassisches Beispiel ist hier die Internetrecherche oder die Einholung von Angeboten und deren Vergleich. Schnell wird klar, dass die Abrechnung „1 Stück Recherche“ nicht funktionieren kann.

Wieder andere Aufgaben haben zwar keinen bekannten Zeitrahmen, lassen sich aber am besten nicht nach Zeit, sondern nach Wörtern berechnen. Ein typisches Beispiel hierfür wäre die Bearbeitung von E-Mails oder das Erstellen eines Texts für eine Webseite oder einen Blog.

Selbstverständlich finden Sie bei allen aufgelisteten Tätigkeiten des Sekretariatsservice deren Preis und Abrechnungsmodus. Im Falle einer für Sie speziellen und individuellen Tätigkeit, teilen wir Ihnen den Preis und Abrechnungsmodus selbstverständlich vorher mit.

Was sind die Vorteile eines Sekretariatsservices?

Warum sich ein Büroservice für Sie lohnt, muss stets individuell betrachtet werden. Dabei geht es im Kern meistens um eine Kosten- und Zeitersparnis für Unternehmen. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengestellt:

• Sparen Sie Verwaltungskosten für Mitarbeitende: Gerade bei Löhnen und Gehältern oder der betrieblichen Altersvorsorge sowie der Sozialversicherung kann viel passieren. Wenn Sie den Sekretariatsservice auslagern, zahlen Sie tatsächlich nur für das, was Sie auch beauftragt haben.
• Ein externer Bürodienst macht keinen Urlaub. Beim Outsourcing müssen Sie sich also keine Sorgen um Urlaubsabsagen oder Ähnliches machen – der Service läuft das ganze Jahr, auf Wunsch rund um die Uhr.
• Mit dem Office-RS-Service von Steuervorteilen profitieren: Da Auslagen für externe Büroleistungen betrieblich sind, können Sie diese beim Finanzamt geltend machen und als „Betriebsausgaben“ überweisen.
• Durch die Reduzierung der Servicebelastung bestehender Mitarbeiter schaffen Sie Potenziale und vor allem die Konzentration auf Ihr Kerngeschäft, sei es Fertigung, Handwerk oder Dienstleistung.
• Sichern Sie sich finanzielle Flexibilität: Wenn es mal doch nicht so rund läuft, können Sie einen externen Büroservice pausieren lassen oder kündigen. Bei fest angestellten Mitarbeitenden bleiben die Verpflichtungen bestehen.

Optionaler telefonischer Sekretariatsservice mit Office-RS

Mit über 15 Jahren Erfahrung bietet Office-RS Ihnen mit seinem Sekretariatsservice mehr Kapazitäten für die Aufgaben, die sonst im Kerngeschäft zu kurz kommen – und das ab 0 Euro monatlicher Grundgebühr. Wenn Sie also mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft schaffen möchten, das aber in den Kosten flexibel und transparent halten wollen, sind Sie mit unserem Sekretariatsservice an der richtigen Adresse. Wenn Ihnen dieser an sich nicht reicht, können Sie über uns auch einen umfassenden Telefonservice auslagern und so sogar eine breitere telefonische Erreichbarkeit, Support und viele weitere To-dos abgeben.

Bei Fragen können Sie gerne Kontakt zu uns aufnehmen. Sie möchten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Bereiche Service und Erreichbarkeit von Profis übernehmen lassen? Richten Sie jetzt Ihr Konto ein.