Anrufer

Was sind Anrufer?
Was bedeutet „Anrufer dauerhaft speichern“?
Was ist der „Bearbeitungshinweis für Anrufer“?
Was ist die „Mitteilung für Anrufer“?
Wie muss die Anrufbearbeitung (Konto + Mitarbeiter) eingestellt sein, damit der Sekretariatsservice vorhandene Kontakte und Informationen zu bestimmten Anrufern finden kann?

Was sind Anrufer?

Anrufer sind Kontakte der Kategorie „Anrufer“ (nachfolgend nur noch „Anrufer“).

Aufruf von Kontakten der Kategorie Anrufer

Anrufer sind grundsätzlich all die Kontakte, die per Gesprächsnotiz als Kontakt erstellt wurden oder solche Kontakte, von denen zu einem nicht näher bestimmten Zeitpunkt ein Anruf erwartet wird.

Für Anrufer können individuelle Mitteilungen oder / und bestimmte Informationen oder Bearbeitungsvorgaben gespeichert werden.

Um das zu gewährleisten verfügen Anrufer über bestimmte Eigenschaften und Funktionen:

  • Mitteilung für Anrufer
  • Bearbeitungshinweis für Anrufer
  • Anrufer dauerhaft speichern

Was bedeutet „Anrufer dauerhaft speichern“?

Online Sekretariat Anrufer dauerhaft speichern
Online Sekretariat Anrufer dauerhaft speichern

Kontakte die ausschließlich der Kategorie Anrufer angehören, werden nach 180 Tagen Inaktivität automatisch gelöscht.

Inaktivität bedeutet, dass der jeweilige Kontakt innerhalb von 180 Tagen nicht bearbeitet wurde. Soll ein Kontakt der ausschließlich der Kategorie Anrufer angehört nicht automatisch gelöscht werden, also dauerhaft gespeichert werden, so ist der Haken in der Checkbox „Anrufer nicht löschen“ zu setzen.

Was ist der „Bearbeitungshinweis für Anrufer“?

Bearbeitungshinweis für Anrufer – der VIP-Service

Besondere Kontakte besondere Bearbeitungshinweise.
Hier können individuelle Bearbeitungshinweise für den jeweiligen Kontakt eingetragen werden, die von der Standardbearbeitung abweichen sollen.

Typische Beispiele: „Immer durchstellen an XXX“, „Familie – keine Datenaufnahme erforderlich“ oder „Zuständiger Sachbearbeiter/Abteilung: XXX“ usw.

Der Bearbeitungshinweis für einen Anrufer bleibt so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen oder überschreiben.

Hinweis: Damit die Funktion durch den Sekretariatsservice genutzt werden kann, muss der betroffene Kontakt bei Anruf durch den Sekretariatsservice Mitarbeiter gefunden werden.

Was ist die „Mitteilung für Anrufer“?

Mitteilung für Anrufer – Der Post-it® (Klebezettel)

Informationen die Sie hier eintragen, sollen dem Anrufer beim nächsten Anruf durch den Sekretariatsservice mitgeteilt werden.

Ein typisches Beispiel für eine „Mitteilung für Anrufer“ könnte also sein: „Wenn Herr/Frau X das nächste Mal anruft, richten Sie bitte XY aus.“

Erfolgt die Mitteilung durch den Sekretariatsservice an den Anrufer, wird eine Information hierüber in die Gesprächsnotiz geschrieben und die hinterlegte Mitteilung aus dem Kontakt gelöscht. Es handelt sich also um eine einmalige Information für einen bestimmten Anrufer, die nicht dauerhaft gespeichert werden soll bzw. gelöscht wird, wenn die Information erteilt wurde.

Hinweis: Damit die Funktion durch den Sekretariatsservice genutzt werden kann, muss der betroffene Kontakt bei Anruf durch den Sekretariatsservice Mitarbeiter gefunden werden.

Wie muss die Anrufbearbeitung (Konto + Mitarbeiter) eingestellt sein, damit der Sekretariatsservice vorhandene Kontakte und Informationen zu bestimmten Anrufern finden kann?

Damit der Sekretariatsservice mit hoher Wahrscheinlichkeit vorhandene Kontakte und Informationen zu bestimmten Anrufern beim nächsten Anrufeingang wiederfindet, müssen zwei Einstellungen beachtet werden:

  1. Gepsächsstil steht auf „formal“.
  2. Die Rufnummerübermittlung muss in der Anrufweiterschaltung (AWS) eingestellt sein.

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