Felder und Funktionen der Anrufbearbeitung (Konto)
(Alle gezeigten Module finden Sie im Login Bereich.)
Mehr zur Anrufbearbeitung:
HINWEIS: Die nachfolgenden Screenshots zeigen die Anrufbearbeitung (Konto) in der Bearbeitungsansicht.
Meldetext
Wie sollen wir ans Telefon gehen und Ihren Anrufer begrüßen?
Tragen Sie hier ein, wie wir uns für Ihr Unternehmen melden sollen, wenn wir ans Telefon gehen. Die Anrufannahme erfolgt exakt mit dem Wortlaut, der im Feld Meldetext eingetragen wird.
Aktuelles
Soll die Bearbeitung Ihrer Anrufe kurzfristig oder vorübergehend abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen oder sollen dem Sekretariatsservice kurzfristig oder vorübergehend bestimmte Informationen zur Verfügung stehen, die an den Anrufer kommuniziert werden sollen, tragen Sie diese Vorgaben bitte in „Aktuelles“ ein. Immer wenn wir nichts „Aktuelles“ von Ihnen hören oder „Aktuelles“ abgelaufen ist, gilt für die Anrufbearbeitung (wieder) die „Standardbearbeitung“.
Standardbearbeitung
In der Standardbearbeitung stellen Sie ein, wie Ihre Anrufe grundsätzlich bearbeitet werden sollen.
Sollen Ihre Anrufe grundsätzlich durchgestellt werden?
Ja: Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.
FAQ für die Anrufbearbeitung benutzten
Wenn für Ihre Anrufbearbeitung das FAQ-Modul benutzt werden soll, muss es ebenfalls in der Standardbearbeitung eingestellt werden.
Geschäftszeit
Die hier eingetragenen Geschäftszeiten können zwei verschiedene Zwecke erfüllen:
- Auf Nachfrage des Anrufers kann dieser über Ihre Geschäftszeit informiert werden.
- Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen.
Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeit
Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen.
Beispiel: Während der Geschäftszeiten sollen Anrufe nach Anrufannahme an eine bestimmte Rufnummer durchgestellt werden. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten ist diese Rufnummer naturgemäß jedoch nicht mehr besetzt – Sie oder Ihr Mitarbeiter nicht mehr im Büro. Deshalb möchten Sie, dass außerhalb der Geschäftszeiten eine Notiz über den angenommenen Anruf gefertigt und versendet wird.
Wenn Sie möchten, dass Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten anders bearbeitet werden als in der Standardbearbeitung, setzen Sie bitte in der Konfiguration der Geschäftszeiten den Haken bei „Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren“.
HINWEIS: Die eingetragenen Geschäftszeiten haben nichts mit der grundsätzlichen Anrufannahme zu tun. Zu welchen Uhrzeiten Anrufe vom Sekretariatsservice angenommen werden, hat ausschließlich mit dem gebuchten Tarif zu tun. Bei den Geschäftszeiten geht es nur um Informationen für den Anrufer und ggf. um inhaltliche Vorgaben für die Anrufbearbeitung zu unterschiedlichen Uhrzeiten.
Die weitere Konfiguration erfolgt analog der Standardbearbeitung.
Optionen
Werbeblocker
Wenn der Werbeblocker aktiviert ist, dann wimmeln wir Anrufe ab, die wir als Werbung einschätzen.
Telefonstil
Formal: Namen werden buchstabiert und die Rufnummer wird wiederholt (längere Gesprächsdauer).
Locker: Die Datenaufnahme erfolgt wie gehört, und die Rufnummer wird aus dem Display übernommen, wenn das möglich ist (kürzere Gesprächsdauer).