HINWEIS: Die Felder und Funktionen der Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) und Anrufbearbeitung (Konto), sind bis auf das Feld Meldetext gleich. Das kann zu Beginn etwas verwirrend wirken. Der Unterschied jeweiligen Anrufbearbeitung liegt im Geltungsbereich:

Felder und Funktionen der Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) gelten ausschließlich für den betroffenen Mitarbeiter, während die Felder und Funktionen der Anrufbearbeitung (Konto) für alle Fälle gilt, für die es keine spezielleren Berarbeitungsvorgaben (also z.B. Anrufbearbeitung (Mitarbeiter) oder FAQ) gibt.

Aktuelles

Soll die Bearbeitung Ihrer Anrufe kurzfristig oder vorübergehend abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen oder sollen dem Sekretariatsservice kurzfristig oder vorübergehend bestimmte Informationen zur Verfügung stehen, die an den Anrufer kommuniziert werden sollen, tragen Sie diese Vorgaben bitte in „Aktuelles“ ein. Immer wenn wir nichts „Aktuelles“ von Ihnen hören oder „Aktuelles“ abgelaufen ist, gilt für die Anrufbearbeitung (wieder) die „Standardbearbeitung“.

Standardbearbeitung

In der Standardbearbeitung stellen Sie ein, wie Ihre Anrufe grundsätzlich bearbeitet werden sollen.

Sollen Ihre Anrufe grundsätzlich durchgestellt werden?

Ja: Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.

Nein: Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des Gesprächs wiedergibt.

FAQ für die Anrufbearbeitung benutzten

Wenn für Ihre Anrufbearbeitung das FAQ-Modul benutzt werden soll, muss es ebenfalls in der Standardbearbeitung eingestellt werden.

Geschäftszeit

Die hier eingetragenen Geschäftszeiten können zwei verschiedene Zwecke erfüllen:

1. Auf Nachfrage des Anrufers kann dieser über Ihre Geschäftszeit informiert werden.
2. Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen.

Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeit

Wenn Sie Geschäftszeiten eingetragen haben, kann die Bearbeitung Ihrer Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten abweichend von der Standardbearbeitung erfolgen.

Beispiel: Während der Geschäftszeiten sollen Anrufe nach Anrufannahme an eine bestimmte Rufnummer durchgestellt werden. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten ist diese Rufnummer naturgemäß jedoch nicht mehr besetzt – Sie oder Ihr Mitarbeiter nicht mehr im Büro. Deshalb möchten Sie, dass außerhalb der Geschäftszeiten eine Notiz über den angenommenen Anruf gefertigt und versendet wird.

Wenn Sie möchten, dass Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten anders bearbeitet werden als in der Standardbearbeitung, setzen Sie bitte in der Konfiguration der Geschäftszeiten den Haken bei „Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren“.

HINWEIS: Die eingetragenen Geschäftszeiten haben nichts mit der grundsätzlichen Anrufannahme zu tun. Zu welchen Uhrzeiten Anrufe vom Sekretariatsservice angenommen werden, hat ausschließlich mit dem gebuchten Tarif zu tun. Bei den Geschäftszeiten geht es nur um Informationen für den Anrufer und ggf. um inhaltliche Vorgaben für die Anrufbearbeitung zu unterschiedlichen Uhrzeiten.

Die weitere Konfiguration erfolgt analog der Standardbearbeitung.

Optionen

Werbeblocker

Wenn der Werbeblocker aktiviert ist, dann wimmeln wir Anrufe ab, die wir als Werbung einschätzen.

Telefonstil

Formal: Namen werden buchstabiert und die Rufnummer wird wiederholt (längere Gesprächsdauer).

Locker: Die Datenaufnahme erfolgt wie gehört, und die Rufnummer wird aus dem Display übernommen, wenn das möglich ist (kürzere Gesprächsdauer).