Sekretariat & Vorzimmer

Der Klassiker unseres Telefon- & Sekretariatsservice

Office-RS Telefon Sekretariat & Vorzimmer

Immer oder bei Bedarf
Auf Knopfdruck können Sie Ihre Anrufe in Ihr persönliches Sekretariat weiterleiten lassen – dauerhaft oder nur zu bestimmten Zeiten.

Unser Service steht Ihnen 24 Stunden am Tag, 7 Tage pro Woche, 365 Tage pro Jahr zur Seite.

Wir nehmen Ihre Anrufe mit einem Lächeln entgegen. Ein Unterschied den vor allem Ihre Anrufer spüren werden.

Was dann passiert heißt bei uns Notiz oder Vorzimmer:

Vorzimmer: Wir versuchen Ihre Anrufe an eine bzw. eine zweite Rufnummer (sofern bekannt) zu durchzustellen.
Dazu ruft der Mitarbeiter des Telefon Sekretariats die entsprechene Rufnummer an. Nehmen Sie das Telefonat an, teilt Ihnen der Mitarbeiter des Telefon Sekretariats mit, wer am Telefon ist und was der Grund des Anrufs ist. Sie entscheiden, dann ob Sie den Anruf annehmen möchten oder nicht. Abhängig von Ihrer Entscheidung stellt der Mitarbeiter des Sekretariats den Anrufer durch oder nicht.
Wenn der Anruf nicht durchgestellt werden soll, erklärt der Mitarbeiter dem Anrufer, warum Sie gerade nicht erreichbar sind und fertigt eine Gesprächsnotiz über den Anruf.

Notiz: Der Mitarbeiter erklärt dem Anrufer, warum Sie gerade nicht erreichbar sind und fertigt eine Gesprächsnotiz über den Anruf.

Notiz aufnehmen oder Anrufe durchstellen?

Notiz aufnehmen:

Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des Gesprächs wiedergibt.

Anrufe durchstellen

Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.

Noch kein Online Sekretariat?

Sekretariat & Vorzimmer: So konfigurieren Sie das Online Sekretariat

Öffnen Sie die Anrufbearbeitung in Ihrem Online Sekretariat und klicken Sie dort auf „Standardbearbeitung“

Telefon Sekretariat Standardbearbeitung

Für „Notiz“:

Wählen Sie im Dialog unter „Anrufe durchstellen“ bitte „Nein“ aus. Tragen Sie anschließend ein, was Ihrem Anrufer mitgeteilt werden soll, warum Sie gerade nicht erreichbar sind.

Standardbearbeitung Telefon Sekretariat als Notiz

Beenden Sie den Dialog durch Klick auf „Übernehmen“ und anschließend auf „Speichern“.

Für „Vorzimmer“:

Wählen Sie im Dialog unter „Anrufe durchstellen“ bitte „Ja“ aus. Geben Sie anschließend eine, alternativ eine zweite Rufnummer an, an die versucht werden soll durchzustellen. Tragen Sie anschließend ein, was Ihrem Anrufer mitgeteilt werden soll, wenn nicht durchgestellt werden kann.

Anrufe Durchstellen Telefon Sekretariat Vorzimmer

Beenden Sie den Dialog durch Klick auf „Übernehmen“ und anschließend auf „Speichern“.

In der Bearbeitungsansicht der Anrufbearbeitung sehen Sie schematisch dargestellt, wie die aktuelle Konfiguration Ihres Sekretariats ist

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