Es ist unfassbar, wie viel weniger Stress es für alle Beteiligten bedeutet, wenn das Telefon in der Praxis nicht im minutentakt klingelt.
Mit Kunden zu arbeiten bedeutet, mich voll und ganz auf den Menschen zu konzentrieren. Office-Rs hält mir seit 2006 den Rücken frei.
Nach mehr als 150 Jahren Unternehmensgeschichte haben wir das erste Mal überhaupt eine Leistung ausgelagert.
Ich kann die Telefonsekretariate die ich vor Office-RS ausprobiert hatte nicht mehr zählen.
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Das Vorzimmer-Sekretariat ist die ideale Lösung für Unternehmer und Firmeninhaber, die ihre internen Kundenserviceprozesse optimieren wollen, um effizienter und schneller zu agieren. Durch die Auslagerung der Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben an ein Vorzimmer-Sekretariat können Sie Ihre personellen Ressourcen optimal nutzen und sich somit ganz auf die spezifischen Kernaufgaben Ihres Betriebes konzentrieren.
Ein Vorzimmer-Sekretariat übernimmt dabei vielfältige Aufgaben, die im alltäglichen Bereich der Kundenbetreuung anfallen. Dazu gehört die Bearbeitung von Anrufen, das Management von Terminen und die Organisation von Besprechungen. So werden Sie feststellen, dass der Vorzimmerservice schon bald zu einer Ergänzung wird, die Sie und auch Ihr Team nicht mehr missen wollen.
Die Entscheidung für ein Vorzimmer-Sekretariat bietet zahlreiche Vorteile. Lassen Sie uns gemeinsam diese detaillierter betrachten. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über unsere Dienstleistung und können anschließend entscheiden, ob unser Vorzimmer-Service – als Symbiose zwischen Telefon– und Büroservice – auch für Ihren Arbeitsalltag eine gewinnbringende Ergänzung darstellt.
Das Vorzimmer-Sekretariat bietet professionelle Unterstützung, die weit über die bloße Annahme von Anrufen hinausgeht. Dieser Service umfasst die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von E-Mails und die Verwaltung von Dokumenten. So werden administrative Aufgaben effektiv ausgelagert und von professionellen und bestens geschulten Remote-Mitarbeitern verarbeitet. Dies spart Ihnen die Zeit, Ihre Mitarbeiter zu schulen oder sich selbst um diese Aufgaben zu kümmern.
Ein weiterer wichtiger Faktor für Unternehmen ist die Kostenplanung. Ein Vorzimmer-Sekretariat ermöglicht es Ihnen, anfallende Kosten zu minimieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Anstatt festangestelltes Personal für administrative Aufgaben zu beschäftigen, können Sie diese Aufgaben an ein externes Team delegieren. Dies reduziert nicht nur Ihre Personalkosten, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Dabei entscheiden Sie, ob Sie vielleicht sogar auf ein Online-Sekretariat setzen wollen, dass Ihnen diverse Vorteile bietet und ein Bindeglied zwischen Ihren Mitarbeitern im Home-Office und Büro wird.
Kundenbindung – sie ist wie die tragende Wand eines jeden Unternehmens. Eine gute Kundenbindung sorgt dafür, dass Ihr Geschäft wächst und Sie in Ihrem Feld erfolgreich bleiben. Ein professionelles Vorzimmer-Sekretariat trägt maßgeblich zur Verbesserung der Kundenkommunikation bei. Kundenanfragen werden schnell und kompetent bearbeitet, gefiltert oder auch an Sie durchgestellt. Durch die ständige kontinuierliche Kommunikation und die professionelle Bearbeitung der Anrufe wird das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen gestärkt. Für eine noch bessere Erreichbarkeit bieten wir von Office-rs Ihnen allerdings nicht nur unser Vorzimmer-Sekretariat, sondern auch unseren Live Chat Support an. Bleiben Sie für Ihre Kunden in Echtzeit erreichbar!
Die Implementierung eines Vorzimmer-Sekretariats ist einfach und unkompliziert. Sie benötigen keine aufwändige Infrastruktur oder teure Hardware. Der Service wird extern bereitgestellt und kann nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsabläufe integriert werden.
Bei Office-rs wollen wir Ihnen bei der individuellen Einrichtung Ihres Vorzimmer-Sekretariats behilflich sein. So besprechen wir im Vorfeld Ihre persönlichen Ansprüche und Wünsche, um Ihnen einen Service bereitstellen zu können, der nichts vermissen lässt. Nach einer kurzen Einführungsphase kann der Service sofort genutzt werden. Sie erhalten professionelle Unterstützung, ohne dass umfangreiche Schulungen oder Anpassungen notwendig sind.
Ein weiterer Vorteil ist die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des Vorzimmer-Sekretariats an neue Anforderungen und Technologien. Bei Office-rs haben wir diesen Schritt bereits gut durchdacht, denn Ihr Vorzimmer-Sekretariat verwalten Sie zukünftig ganz einfach online. Dies erspart aufwendige Korrespondenzen oder auch langwierige Telefonate, bei denen Sie mitunter in Warteschleifen hängen können. Worauf warten Sie also noch?
Ein Vorzimmer-Sekretariat bietet individuelle Lösungen für jeden Bedarf. Sie können aus verschiedenen Servicepaketen wählen und den Umfang der Dienstleistungen genau auf Ihre Anforderungen zuschneiden.
Unseren Kunden genau das richtige Maß an Flexibilität zu ermöglichen, ist uns besonders wichtig. Heute ist alles unheimlich schnelllebig und somit bestehen Unternehmen besser, wenn Sie auf Veränderungen und Innovationen souverän und mit einer zügigen Integration reagieren. Genau das wollen wir unterstützen und geben Ihnen somit die Möglichkeit, Ihren Kundenservice outzusourcen und die Hände fachkundiger externer Mitarbeiter zu geben, die Ihnen die nötige Zuarbeit leisten.
Veränderungen, Fortschritt, Innovation – das Leben am Zahn der Zeit ist wichtig für das Wachstum Ihres Unternehmens. Als Chef müssen Sie Entscheidungen zugunsten Ihres Betriebes treffen und unser Vorzimmer-Sekretariat ist exakt eine eben solche Entscheidung. Es übernimmt die Bearbeitung von Anrufen, die Organisation von Terminen und die Verwaltung von Dokumenten und entlastet Sie dabei zuverlässig. So können Sie Ihr Personal umverteilen und es genau dort einsetzen, wo Sie es benötigen. Nutzen Sie die Vorteile eines Vorzimmer-Sekretariats von Office-rs und optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können. Gemeinsam helfen wir Ihnen dabei, Ihre bürokratischen Abläufe zu optimieren und Ihren Kundenservice auf das nächste Level zu bringen!
Immer oder bei Bedarf
Auf Knopfdruck können Sie Ihre Anrufe in Ihr persönliches Sekretariat weiterleiten lassen – dauerhaft oder nur zu bestimmten Zeiten.
Unser Service steht Ihnen 24 Stunden am Tag, 7 Tage pro Woche, 365 Tage pro Jahr zur Seite.
Wir nehmen Ihre Anrufe mit einem Lächeln entgegen. Ein Unterschied den vor allem Ihre Anrufer spüren werden.
Vorzimmer: Wir versuchen Ihre Anrufe an eine bzw. eine zweite Rufnummer (sofern bekannt) zu durchzustellen.
Dazu ruft der Mitarbeiter des Telefon Sekretariats die entsprechene Rufnummer an. Nehmen Sie das Telefonat an, teilt Ihnen der Mitarbeiter des Telefon Sekretariats mit, wer am Telefon ist und was der Grund des Anrufs ist. Sie entscheiden, dann ob Sie den Anruf annehmen möchten oder nicht. Abhängig von Ihrer Entscheidung stellt der Mitarbeiter des Sekretariats den Anrufer durch oder nicht.
Wenn der Anruf nicht durchgestellt werden soll, erklärt der Mitarbeiter dem Anrufer, warum Sie gerade nicht erreichbar sind und fertigt eine Gesprächsnotiz über den Anruf.
Notiz: Der Mitarbeiter erklärt dem Anrufer, warum Sie gerade nicht erreichbar sind und fertigt eine Gesprächsnotiz über den Anruf.
Nach Annahme des Anrufes erstellen wir eine Gesprächsnotiz, die den Inhalt des Gesprächs wiedergibt.
Wir stellen den Anruf nach persönlicher Ankündigung an Sie durch. Eine Gesprächsnotiz ist nur nötig, wenn der Anruf nicht durchgestellt werden konnte.
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Keine Berechnung der Anrufannahme wenn keine echte Verbindung mit dem Mitarbeiter zu Stande gekommen ist.
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