Viele Privatpersonen und Unternehmensmitarbeiter wünschen sich, dass sie so manche Aufgaben, die jede Menge Zeit in Anspruch nehmen, einfach abgeben könnten. Mit einem Sekretariatsservice und Telefonservice geht dieser Wunsch in Erfüllung. Häufig bieten sowohl ein Sekretariatsservice als auch ein Telefonservice ein Plus an Flexibilität – und das ganz unkompliziert.
Ein telefonischer Sekretariatsservice bildet die Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Mitarbeiter. So funktioniert an wichtigen Stellen alles problemlos – die Anliegen von Kunden werden korrekt erfasst und an die richtige Ansprechperson weitergeleitet.
Telefonischer Sekretariatsservice verbessert interne Abläufe
Im hektischen Arbeitsalltag passiert es in vielen Betrieben und Unternehmen immer wieder, dass Anrufe zwar entgegengenommen werden, doch aufgrund von hohem Arbeitsaufkommen und Stress wichtige Dinge nicht oder aber nur unvollständig an die zuständige Stelle weitergetragen werden.
Mit einem Sekretariatsservice und Telefonservice werden zeitintensive Aufgaben ausgelagert. Es wird zudem sichergestellt, dass sämtliche Belange an den richtigen Mitarbeiter oder Sachbearbeiter pünktlich weitergeleitet werden – und zwar auf kürzestem Weg, sodass wichtige Informationen nicht verloren gehen.
Durch dieses Vorgehen verkürzt sich die Bearbeitungszeit von Kundenanliegen, und der Kundenservice wird verbessert. Aber auch die Abläufe im Unternehmen werden hierdurch verschlankt und optimiert.
Zufriedene Kunden dank Sekretariatsservice und Telefonservice
Nur Kunden, die zufrieden mit Service und Dienstleistung sind, kommen gerne wieder und sprechen auch eine Empfehlung aus. Daher stellen sich viele gerade kleine und mittelständische Unternehmen die Frage, wie sie Arbeitsabläufe und den Kundenservice verbessern können.
Mit einem Sekretariatsservice und Telefonservice werden zeitraubende Arbeitsabläufe deutlich verkürzt und das Arbeitsaufkommen für ein vielleicht kleines Team wird spürbar verkleinert. Ein Sekretariatsservice und Telefonservice nimmt eingehende Anfragen via Telefon gerne entgegen und beantwortet diese gemäß den Vorgaben.
Sehr spezifische und schwierige Anliegen werden unverzüglich an den zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen weitergeleitet. Sollte dies nicht möglich sein, wird diesbezüglich eine Notiz hinterlassen, sodass er oder sie sich zu gegebener Zeit dem Problem annehmen kann.
Wird der Sekretariatsservice und Telefonservice extern übernommen, haben Mitarbeiter und Firmeninhaber ausreichend Zeit, um sich um ihr Kerngeschäft zu kümmern. Ein großer Pluspunkt ist, dass Kunden es gar nicht bemerken werden, dass Firmen den Kundenservice outsourcen. Denn die Kunden erhalten den gewohnten Service und darüber hinaus vielleicht noch einige weitere Vorteile.
Daher besteht die Chance, dass das Unternehmen von Kunden und Geschäftspartnern deutlich positiver wahrgenommen wird.
Sekretariatsservice und Telefonservice: weitere Pluspunkte
Wenn sich ein externes Unternehmen um den Sekretariatsservice und Telefonservice kümmert, bedeutet dies, dass nahezu der komplette administrative Bereich abgedeckt wird. Die bedeutendsten Vorteile, die dies mit sich bringt, wurden bereits genannt. Doch darüber hinaus bringt die Entscheidung für uns noch einige weitere Pluspunkte, die nachfolgend zusammengefasst werden:
- Eine transparente Kostenabrechnung für den erbrachten Sekretariatsservice und Telefonservice
- Auf Wunsch wird sichergestellt, dass das Unternehmen oder die Person auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar ist.
- Die Dienstleistung wird den Wünschen angepasst.
- Der Sekretariatsservice und Telefonservice sorgt dafür, dass keine Aufträge aufgrund von mangelnder Erreichbarkeit verlorengehen.
- Der Sekretariatsservice und Telefonservice stellt auch anspruchsvolle Anrufer zufrieden, was wiederum für eine Steigerung der Kundenzufriedenheit sorgt.
Ein besonders wichtiger Vorteil eines professionellen Sekretariatsservice und Telefonservices: Zufriedene Kunden kaufen auch mehr oder buchen häufiger eine Dienstleistung. Der Umsatz kann so gesteigert werden.
Daneben können Unternehmen ihre Kunden besser kennenlernen und ihre Kampagnen für Produkte oder Dienstleistungen besser auf sie ausrichten. Dafür ist es wichtig, dass sich der Kundenservice auf alle Phasen der Kundenbeziehungen erstreckt. Zudem sollte der Kundenservice dauerhaft im Unternehmen etabliert werden.
Wie erkennt man einen seriösen Sekretariatsservice und Telefonservice?
Um zu erkennen, ob ein Sekretariatsservice und Telefonservice seriös ist, kann man verschiedene Kriterien hinzuziehen.
Ausreichend Zeit für den Auftraggeber:
Wer sich für einen Sekretariatsservice und Telefonservice entscheidet, möchte sich sicher sein, dass er nicht einfach nur irgendeine Nummer ist. Das Unternehmen sollte sich für jeden unserer Auftraggeber ausreichend Zeit nehmen, um ihn und seine Wünsche beziehungsweise Anforderungen kennenzulernen.
Hervorragende Erreichbarkeit:
Das Telefon muss optimal besetzt sein – darauf muss man sich verlassen können. Seriöse Anbieter sind zu den gewünschten Zeiten jederzeit erreichbar.
Anrufannahme auf Profi-Level:
Ein Lächeln kann man auch durchs Telefon „hören“ – und es wirkt immer professionell. Mit Routinen wie einem konstanten Meldetext verstärkt sich der professionelle Eindruck.
Faire Kündigungsfristen und Verträge:
Seriös ist ein Sekretariatsservice und Telefonservice, wenn er flexibel an die Unternehmensbedürfnisse anpassbar ist und keine langen Kündigungsfristen entstehen. Optimal ist darüber hinaus eine Testphase, in der man den Service in Ruhe kennenlernen kann.
Sekretariatsservice und Telefonservice für unterschiedliche Branchen
Eine Anwaltskanzlei hat andere Anforderungen an einen Sekretariatsservice und Telefonservice als beispielsweise ein Handwerksunternehmen oder aber ein Immobilienmakler. Viele Anbieter sind daher breit aufgestellt und können ihren Sekretariatsservice sowie Telefonservice verschiedenen Branchen anbieten. Darunter fallen sogar medizinische Einrichtungen, sodass auch ein Telefonservice für Ärzte verfügbar ist. Zudem profitieren auch Start-Ups von einem professionellen Telefonsekretariat.